É PRECISO SE ADAPTAR PARA NÃO PERDER A PRODUTIVIDADE
Enquanto escrevo este artigo os números de casos de covid-19 sobem assustadoramente em todo o mundo. De acordo com dados oficiais, no Brasil já são quase 62 mil casos confirmados. Milhares de pessoas são diagnosticadas todos os dias e, para conter o aumento do contágio, os governos estaduais determinaram o fechamento de comércios e serviços não essenciais.
Para se adaptar a essa nova realidade muitas empresas precisaram implantar o trabalho em home office. Muitos colaboradores têm trabalhado a partir de suas casas, em segurança e, dessa forma, o negócio não para de produzir. Apesar de ser uma excelente solução para esse momento de crise, em contrapartida, manter a equipe trabalhando em casa tem gerado algumas preocupações nas empresas, principalmente no que diz respeito à produtividade dos funcionários, uma vez que a estrutura e a dinâmica de trabalho num home office é diferente da existente dentro dos espaços físicos dos escritórios.
A implementação de uma solução de trabalho remoto produtiva e segura é um dos maiores desafios que todas as organizações estão enfrentando nesse momento de crise, visto que a pressa na hora de implantar uma política de home office abre espaço para a oportunidade de expor as organizações a enormes riscos. Nenhuma empresa quer experimentar uma violação de dados devido à execução de um trabalho mal preparado da política interna, nem deseja uma situação em que sua equipe não esteja equipada para fazer seu trabalho corretamente. Pensando nisso, resolvi compartilhar aqui insights que ajudarão sua empresa a se ajustar a esse momento de crise.
DICAS IMPORTANTES PARA MINIMIZAR OS IMPACTOS NO HOME OFFICE
1. NÃO ENTRE EM PÂNICO
O mundo virtual tornou-se uma parte tão grande de nossas vidas diárias (compras, vendas, videoaulas, YouTube, Facebook, Twitter, Instagram…) que fazer a transição para o trabalho digital em casa é psicologicamente simples. Não será exatamente um processo sem desafios, mas é definitivamente possível.
2. AVALIE ASPECTOS PRÁTICOS
Em quais dispositivos sua equipe trabalha? Eles têm a funcionalidade e a largura de banda necessárias? Alguns precisarão emprestar equipamentos ou precisarão de atualizações de software? Decida seus requisitos e execute uma auditoria. O tipo de equipamento que cada um vai usar depende da política interna da empresa. Em caso de avaria do equipamento pessoal, você irá arcar com as despesas? A conta de energia que o colaborador vai gastar será reembolsada? Veja que além de aspectos tecnológicos, estamos falando inclusive sobre direitos e deveres.
3. SEGURANÇA NÃO É AMIGA DA FACILIDADE
Não são apenas os humanos que recebem vírus. Se você não tiver uma boa proteção para suas principais redes e uma política interna (conversa com os colaboradores sobre a segurança das informações) que mostre para os colaboradores a seriedade de se trabalhar em home office, os prejuízos podem ser imensuráveis. Lembre-se que o computador pessoal do colaborador poderá ter todo o tipo de programas piratas baixados da internet. Não pense em planos “gambiarras”, pois eles custam caro depois.
Converse com sua equipe sobre protocolos e práticas seguras imediatamente e verifique se todos eles estão cientes de quão importante é cumpri-los. É importante que seus funcionários sejam orientados sobre VPN (rede virtual privada) e sobre arquivos em nuvem segura. Google Drive e Dropbox não são seguros, uma vez que nuvem segura exige login e senha individual, criptografia, monitoramento etc.
4. PENSE NO BEM ESTAR DA EQUIPE
Trabalhar em casa tem muitas vantagens, no entanto, seu colaborador pode se sentir isolado e solitário. Felizmente, hoje a tecnologia pode preencher essa lacuna de comunicação e colaboração nos espaços de trabalho remoto. Use ferramentas colaborativas como o Skype for Business e Microsoft Teams para reunir virtualmente sua equipe e permitir tempo de bate-papo.
O ideal é que os gestores conversem com cada pessoa pelo menos uma vez por dia de maneira informal, mas você também deve estabelecer um processo formal para comunicar informações importantes. Para isso você pode usar videoconferência ou áudio, e-mails, publicações na intranet e boletins.
5. MONITORE A PRODUTIVIDADE
Muitas pessoas acham que trabalhar em casa as torna mais produtivas, mas há outras que tendem a se distrair (ou simplesmente gostam de dar várias pausas para responder marido, vizinho, filho, assistir Netflix enquanto responde um e-mail…). Lide com isso estabelecendo prazos claros e realistas para os projetos e monitorando os resultados.
Não sabemos quanto tempo durará essa crise, mas uma coisa é certa: vamos passar por ela com soluções práticas e o menor impacto possível. Estamos aprendendo lições valiosas sobre o futuro do trabalho e da tecnologia. Temos compartilhado em nossas redes sociais algumas dicas que podem minimizar os efeitos da crise no seu negócio. Esse momento é um desafio de todos nós.
Conte conosco!
